13. CRM Basisapplicatie

Het Excel bestand met daarin de CRM Basisapplicatie dat hoort bij deze paginastaat onderaan de tekst en mag gratis worden gedownload voor eigen gebruik. Het bestand werkt alleen in de Windows-versie van Excel (en niet in de MacOS versie van Excel).

Inleiding

Vorige week kwam ik op internet een aardige video over een CRM Basisapplicatie tegen. Ik heb besloten deze applicatie na te bouwen in Excel en gratis ter beschikking te stellen. Op deze pagina beschrijf ik niet hoe ik de CRM Basisapplicatie heb gebouwd. Maar laat ik je zien hoe je hem kunt gebruiken voor je eigen administratie. En wellicht is de applicatie vooral interessant als je meer wilt leren over VBA programmeren in Excel.

De CRM basisapplicatie bestaat uit 5 onderdelen, die ik achtereenvolgens kort zal behandelen:
(1) Hoofdmenu
(2) Contacten
(3) Bestanden
(4) E-mails
(5) Herinneringen

Hoofdmenu

De CRM Basisapplicatie opent met een hoofdmenu. Van hieruit kun je naar vier verschillende onderdelen navigeren. Je navigeert naar deze onderdelen door simpelweg op de gewenste knop met icoon te klikken.


Contacten

Door in het hoofdmenu voor Contacten te kiezen, kom je in het gelijknamige onderdeel terecht. Op deze plek kun je een aantal dingen doen.

  • Druk op knop A om een nieuw contactpersoon aan te maken. Vul de gewenste persoonsgegevens in, in de velden Contactnaam, Telefoon, E-mail, Bedrijf, LinkedIn en Notities. Druk op knop B om het nieuwe contact op te slaan. De contactpersoon zal automatisch verschijnen in keuzelijst C en dropdown-lijst D.
  • Selecteer een bestaand contactpersoon met behulp van keuzelijst C of dropdown-lijst D. De bijbehorende persoonsgegevens worden automatisch getoond in de betreffende velden.
  • Wijzig de gegevens van een bestaand contactpersoon door hem te selecteren met behulp van keuzelijst C of dropdown-lijst D. Breng de gewenste veranderingen in de gegevens aan. Sla de wijzigingen op met behulp van knop B. De oude persoonsgegevens worden overschreven met de nieuwe.
  • Druk linksboven op de knop met het huis om terug te keren naar het hoofdmenu.

Alle gegevens die via het onderdeel Contacten worden vastgelegd, zijn terug te vinden op tabblad Contacten. Dit tabblad bevat als het ware de contacten-database. Verwijder de gegevens op regel 4 en verder om met een lege database te starten. Je kunt het tabblad daarna verbergen indien gewenst (rechtermuisknop op tabblad >> Verbergen).


Bestanden

Door in het hoofdmenu voor Bestanden te kiezen, kom je in het gelijknamige onderdeel terecht. Hier voeg je links naar bestanden aan de CRM Basisapplicatie toe, zodat je deze bestanden makkelijk kunt terugvinden of om ze later aan een e-mail toe te voegen als bijlage. Je kunt een aantal dingen doen.

  • Druk op knop A om een link naar een nieuw bestand aan de bestanden-database toe te voegen. De Windows Verkenner wordt geopend en je kun het gewenste bestand selecteren. De velden Bestandsnaam en Bestandslocatie vullen zich vervolgens automatisch met de betreffende gegevens. Geef aan of het bestand bij een specifiek contactpersoon hoort met behulp van de dropdown-lijst in veld Contact. Vul eventueel notities in bij het bestand in veld Bestandsnotities. Druk op knop B om de link naar het nieuwe bestand op te slaan. Het bestand zal automatisch verschijnen in keuzelijst C.
  • Selecteer een bestaand bestand met behulp van keuzelijst C. De bijbehorende gegevens worden automatisch getoond in de betreffende velden. Klik in het vak Bestandslocatie om rechtstreeks naar het gelinkte bestand te gaan.
  • Wijzig de gegevens in de velden Contact of Notities van een bestaand bestand door het te selecteren met behulp van keuzelijst C. Breng de gewenste veranderingen aan. Sla de wijzigingen op met behulp van knop B. De oude bestandsgegevens worden overschreven met de nieuwe.
  • Druk linksboven op de knop met het huis om terug te keren naar het hoofdmenu.

Alle gegevens die via het onderdeel Bestanden worden vastgelegd, zijn terug te vinden op tabblad Bestanden. Dit tabblad bevat als het ware de bestanden-database. Verwijder de gegevens op regel 4 en verder om met een lege database te starten. Je kunt het tabblad daarna verbergen indien gewenst (rechtermuisknop op tabblad >> Verbergen).


E-mails

Door in het hoofdmenu voor E-mails te kiezen, kom je in het gelijknamige onderdeel terecht. Op deze plek kun je een aantal dingen doen.

  • Druk op knop A om een nieuwe e-mail op te stellen. Kies met behulp van dropdown-lijst D de geadresseerde. Het veld E-mailadres wordt automatisch gevuld. Vul zelf de velden Onderwerp en Bericht in. Kies met behulp van keuzelijst E de bijlage (= bestand) die je wilt toevoegen aan het bericht. Druk op knop B en Microsoft Outlook worden geopend. De zojuist aangemaakte e-mail staat klaar inclusief bijlage. Verzend het e-mailbericht met Microsoft Outlook en sluit het mailprogramma af. De nieuwe e-mail zal automatisch verschijnen in keuzelijst C.
  • Selecteer een bestaand e-mailbericht met behulp van keuzelijst C. De bijbehorende gegevens worden automatisch getoond in de betreffende velden.
  • Druk linksboven op de knop met het huis om terug te keren naar het hoofdmenu.

Alle gegevens die via het onderdeel E-mails worden vastgelegd, zijn terug te vinden op tabblad E-mails. Dit tabblad bevat als het ware de e-mail-database. Verwijder de gegevens op regel 4 en verder om met een lege database te starten. Je kunt het tabblad daarna verbergen indien gewenst (rechtermuisknop op tabblad >> Verbergen).


Herinneringen

Door in het hoofdmenu voor Herinneringen te kiezen, kom je in het gelijknamige onderdeel terecht. Op deze plek kun je een aantal dingen doen.

  • Druk op knop A om een nieuw herinnering (= actiepunt) aan te maken. Vul de gewenste gegevens in, in de velden Herinnering, Contact (met behulp van dropdown-lijst D), Datum, Tijd en Details. Druk op knop B om de nieuwe herinnering op te slaan. De herinnering zal automatisch verschijnen in keuzelijst C.
  • Selecteer een bestaande herinnering met behulp van keuzelijst C. De bijbehorende gegevens worden automatisch getoond in de betreffende velden.
  • Wijzig de gegevens van een bestaande herinnering door hem te selecteren met behulp van keuzelijst C. Breng de gewenste veranderingen in de gegevens aan. Sla de wijzigingen op met behulp van knop B. De oude herinneringsgegevens worden overschreven met de nieuwe.
  • Druk linksboven op de knop met het huis om terug te keren naar het hoofdmenu.

Alle gegevens die via het onderdeel Herinneringen worden vastgelegd, zijn terug te vinden op tabblad Herinneringen. Dit tabblad bevat als het ware de herinneringen-database. Verwijder de gegevens op regel 4 en verder om met een lege database te starten. Je kunt het tabblad daarna verbergen indien gewenst (rechtermuisknop op tabblad >> Verbergen).


Visual Basic

De CRM Basisapplicatie is voornamelijk geschreven in Visual Basic (VBA). Dit is een krachtige, actie-gedreven programmeertaal waarmee je in Excel dingen kunt doen, die met gewone formules nagenoeg onmogelijk zijn. Wellicht ga je de applicatie niet gebruiken maar wil je vooral wat leren over VBA. Bekijk de VBA code die in deze applicatie is gebruikt als volgt:

  1. Druk met je rechtermuisknop op tabblad CRM basisapplicatie.
  2. Kies Programmacode weergeven.
  3. Selecteer in het verschenen scherm links de map Modules.
  4. Dubbelklik op een van de verschenen modules om de VBA code te zien.

Tot slot een aantal tip

  • De verschillende tabbladen in dit bestand zijn niet beveiligd. Wees dus voorzichtig want je kunt onbedoeld formules verwijderen, kritische links verbreken of knoppen verschuiven!
  • Bekijk de gebruikte VBA code om meer te leren over het programmeren van dit soort applicaties in Excel. Probeer stap voor stap te beredeneren wat er gebeurt.
  • Er zit ook nog wat VBA code bij Blad1.
  • Heb je nog vragen? Bel me gerust.