6. Projectmanagement dashboard

Het Excel bestand met daarin het projectmanagement dashboard dat hoort bij deze pagina, staat onderaan de tekst en mag gratis worden gedownload voor eigen gebruik.

Inleiding

Vorige week kwam ik op internet een overzichtelijk projectmanagement dashboard tegen. Ik heb besloten dit na te bouwen in Excel en gratis ter beschikking te stellen. Op deze pagina beschrijf ik niet hoe ik het projectmanagement dashboard heb gebouwd, maar laat ik je zien hoe je het kunt gebruiken voor je eigen projecten.

Het projectmanagement dashboard bestaat uit 3 tabbladen, die ik achtereenvolgens zal behandelen:
(1) Projectgegevens
(2) Dashboard
(3) Grafiekgegevens

Projectgegevens

De basisgegevens van je projecten vul je in op tabblad ‘Projectgegevens’. Op dit tabblad staat een tabel, die je regel voor regel vult met relevante projectinformatie. Per regel vul je de volgende gegevens in:

projectgegevens
  • Kolom A ‘Project’ – Vul de naam van je project in.
  • Kolom B ‘Activiteiten’ – Vul een relevante activiteit voor het project in.
  • Kolom C ‘Verantwoordelijke’ – Vul in wie verantwoordelijk is voor het aansturen en/of realiseren van die activiteit.
  • Kolom D ‘Startdatum’ – Vul de datum in waarop de ingevulde activiteit van start dient te gaan.
  • Kolom E ‘Tijdsduur’ – Vul in hoe lang je denkt dat de betreffende activiteit gaat duren, uitgedrukt in dagen.
  • Kolom F ‘Einddatum’ – Excel rekent zelf de einddatum van de activiteit uit op basis van de startdatum en tijdsduur, rekening houdend met weekenden. In weekenden wordt niet gewerkt.
  • Kolom G ‘Dagen voltooid’ – Houd hierin actief bij (bijvoorbeeld wekelijks) hoeveel dagen er reeds aan de activiteit zijn besteed.
  • Kolom H ‘Voortgang’ – Excel rekent zelf de voortgang van de activiteit uit op basis van de tijdsduur en het aantal voltooide dagen.
  • Kolom I ‘Budget’ – Vul in hoeveel geld er aan de activiteit mag worden besteed.
  • Kolom J ‘Werkelijke uitgaven’ – Houd hierin actief bij (bijvoorbeeld wekelijks) hoeveel geld er reeds aan de activiteit is besteed.

In kolom F en H vul je zelf geen waarden in; deze worden middels formules berekend door Excel.

In het voorbeeldbestand is de tabel met projectgegevens gevuld tot en met regel 31. De voorbeeldgegevens kan je gewoon vervangen door je eigen gegevens. Door een volgende project in cel A32 in te vullen, breidt de tabel zich vanzelf uit. Het projectmanagement dashboard is zodanig geprogrammeerd dat je de tabel kunt uitbreiden tot en met regel 245 van het tabblad.

Als je de tabel uitbreidt door na regel 31 nieuwe projectgegevens in te vullen, vullen de cellen in kolom F en H zich vanzelf met de correcte formules.

data verversen


Als je de gegevens in de tabel hebt aangepast, druk je boven in het Excel lint ‘Gegevens’ op de knop ‘Alles vernieuwen’ zodat je zeker weet dat het dashboard werkt met de geüpdatete informatie.


Dashboard

Het dashboard zelf bestaat uit 3 onderdelen:
(1) Een aanpasbare draaitabel met projectgegevens; standaard staan alle projectgegevens in de draaitabel.
(2) Vier grafieken die zich aanpassen aan eventuele selecties in de draaitabel.
(3) Een strokenplanning die zich eveneens aanpast aan eventuele selecties in de draaitabel.

projectmanagement dashboard

Kortom, als je met de lichtbruine knoppen boven de draaitabel (1) – in regel 2 en 3 van het dashboard – een selectie maakt, past de inhoud van de draaitabel zich automatisch aan. Vervolgens worden de grafieken (2) en de planning (3) ook automatisch aangepast aan deze gegevens.

knoppen


Klik bijvoorbeeld op de knop ‘Alpha’ (1) om alleen de gegevens van dat project te zien.

De data in de titelbalk van het projectmanagement dashboard zijn dynamisch (2). Nu je project ‘Alpha’ hebt geselecteerd, toont de titelbalk dat de startdatum van de vroegste activiteit 1 april is. De laatst lopende activiteit is uiterlijk 16 april klaar.

Druk op de trechter met het rode kruisje (3) om de selectie ongedaan te maken en weer alle projecten en gegevens te zien.


De strokenplanning of ‘Gantt Chart‘ op het projectmanagement dashboard heeft een planningshorizon van 4 weken. In de cellen H1:I1 staat een schuifbalk waarmee je de planning kunt verschuiven. Druk je op de pijltjes van de schuifbalk, dan schuift de planning 1 dag naar voren of achteren. Druk je op het grijze vlak in de schuifbalk, dan schiet de planning direct 7 dagen naar voren of achteren. Weekenden worden in grijs weergegeven.

projectmanagement dashboard

Als je twijfelt of het dashboard de meest actuele informatie laat zien, druk dan op de knop ‘Alles vernieuwen’. Deze vind je terug in het Excel lint ‘Gegegevens” (zie ook hierboven in de paragraaf ‘Projectgegevens’).

Grafiekgegevens

Over dit tabblad kan ik kort zijn. Het bevat de gegevens voor de grafieken op het projectmanagement dashboard. Ook vind je op dit tabblad de gegevens voor de schuifbalk terug (cel N2). Op dit tabblad hoef je niets te doen.

Tot slot een aantal tips

  • De verschillende tabbladen in dit bestand zijn niet beveiligd omdat er met een combinatie van draaitabellen wordt gewerkt. Beveiliging van de sheets bemoeilijkt onder andere het updaten van deze tabellen. Wees dus voorzichtig want je kunt onbedoeld formules verwijderen, kritische links verbreken of knoppen verschuiven!
  • Bekijk de gebruikte formules om meer te leren over het programmeren van dit soort dashboards.
  • Selecteer een willekeurige cel in de strokenplanning en bekijk vervolgens de manier waarop deze cel een voorwaardelijke opmaak meekrijgt (lint ‘Start’ >> knop ‘Voorwaardelijke opmaak’ >> optie ‘Regels beheren…’).
  • Heb je nog vragen? Bel me gerust.