5S methodiek
Veel managers in mijn omgeving kennen de uit Japan afkomstige 5S methodiek. Een overzichtelijke aanpak om werkplekken te structureren in 5 stappen, die alle met een S beginnen. Sorteren, schikken schoonmaken, standaardiseren en systematiseren. Een niet opgeruimde en vieze werkomgeving leidt immers tot inefficiëntie, irritaties en niet zelden tot arbeidsongevallen. Logisch dus dat managers gretig naar deze populaire methode grijpen om verspilling en gevaren in hun organisatie aan te pakken.
Informatiestructuur
In de meeste bedrijven groeit de hoeveelheid gebruikte en ongebruikte informatie jaar op jaar. Echter, in de praktijk lijken weinig managers aan een informatiestructuur te werken. Met als gevolg dat informatie wel beschikbaar maar vaak moeilijk vindbaar en beperkt bruikbaar is. Terwijl een goede informatievoorziening eveneens van groot belang is voor het efficiënt en veilig functioneren van een organisatie. Dat bracht mij op het idee om bedrijfsinformatie via een begrijpelijke 4S methodiek te structureren:
Scheiden – Informatie beoordelen op bruikbaarheid en weggooien van onbruikbare informatie.
Sorteren – Informatie die bij elkaar hoort groeperen naar bijvoorbeeld proces of thema.
Schikken – Informatie binnen een groep ordenen op basis van een helder ontwerp.
Samenbrengen – Informatie uit verschillende geordende groepen combineren tot nieuwe informatie.
Inspiratiesessie
Hoe het structureren van informatie volgens mijn 4S methodiek werkt, leg ik sinds kort uit in een zogenoemde “inspiratiesessie”. Tijdens deze sessie behandel ik een aantal voorbeelden die uit het dagelijks leven zijn gegrepen. Ik laat zien hoe de 4 stappen in de praktijk werken, tot welke inzichten ze leiden, wat het een organisatie oplevert en hoe je een informatiestructuur met cloud software kunt ondersteunen.
Een van de cases die in de inspiratiesessie centraal staat, kan als volgt worden samengevat. Je bent op Schiphol voor een vlucht naar Edinburgh en vraagt je af: “Heb ik nog tijd voor een kop koffie of moet ik direct naar de gate?” De informatie die je tot je beschikking heb staat in onderstaande figuur.
Figuur 1: Case informatie
Uiteraard is alle benodigde informatie aanwezig maar door gebrek aan structuur lukt het weinigen om tot een onderbouwd en juist antwoord te komen. Echter, na het toepassen van mijn 4S methodiek is beantwoording van de gestelde vraag een peulenschil.
Benieuwd geworden naar het antwoord of naar de inspiratiesessie? Neem contact met me op. Ik leg het je persoonlijk graag uit!