Microsoft Project: 5 stappen

Microsoft Project is een krachtig programma waarmee je automatisch een overzichtelijke projectplanning of ‘Gantt Chart‘ kunt maken. Tevens kun je met één druk op de knop de projectvoortgang grafisch rapporteren. De software is dus zowel geschikt voor het plannen als het besturen van je project. Tijdens de training ‘Projectmanagement en projectmatig werken’ vragen cursisten mij regelmatig hoe Microsoft Project werkt. Op die vraag geef ik antwoord in dit blog.

5 stappen

Om optimaal gebruik te kunnen maken van Microsoft Project, doorloop je 5 belangrijke stappen. Ik zal deze stappen benoemen en één voor één kort uitwerken in de volgende paragrafen.

  1. Elk nieuw project heeft een aantal eigenschappen die je moet instellen in Microsoft Project, voordat je concreet aan de slag gaat.
  2. Een projectplan bestaat uit een reeks samenhangende taken die binnen een bepaalde tijd uitgevoerd dienen te worden. Deze taken definieer je op het taakblad in de software.
  3. In een project zijn resources actief die werk verrichten, materialen verbruiken en kosten maken. Deze resources maak je aan op het resourceblad in de software.
  4. Door resources en taken aan elkaar te koppelen, krijg je inzicht in de geplande doorlooptijd en kosten van een project. Het koppelen van resources aan taken heet resourcetoewijzing in Microsoft Project.
  5. Als een project eenmaal is gestart, ga je de voortgang bewaken en periodiek rapporteren. Op die manier houd je zoveel mogelijk grip op het projectproces en -resultaat.

Stap 1: Eigenschappen

Microsoft Project is primair gericht op de factor tijd. Je begint elk nieuw projectplan daarom tenminste met het invullen van twee specifieke, tijd-gerelateerde projecteigenschappen:

  1. Begindatum: Dit is de datum waarop het project moet starten. Als je een begindatum voor een project instelt, berekent het programma daarna automatisch de vroegst mogelijke einddatum van je project.
  2. Projectkalender: In deze kalender geef je aan op welke dagen en tijden er aan het project kan worden gewerkt. Tevens geef je op wanneer het project stil zal liggen, bijvoorbeeld in verband met de bouwvakvakantie of een nationale feestdag.

Tevens kun je een aantal specifieke projectplan-eigenschappen instellen, zoals de titel, onderwerp en auteur en van het projectplan.

Figuur 1: Collectieve vrije dag aan projectkalender toevoegen
Figuur 1: Collectieve vrije dag aan projectkalender toevoegen

Stap 2: Taken

Elk project bestaat uit taken die verricht moeten worden om tot het gewenste projectresultaat te komen. In Microsoft Project stel je daarom een takenlijst op, op het taakblad. Voor elke taak die je aanmaakt, dien je een aantal specifieke gegevens in te vullen en/of keuzes te maken:

  1. Taakduur: Je geeft aan hoeveel tijd de aangemaakte taak naar verwachting in beslag gaat nemen.
  2. Mijlpalen: Belangrijke momenten in een project worden mijlpalen genoemd. Denk bijvoorbeeld aan een belangrijk keuzemoment of een opgelegde deadline. Door een taak de taakduur 0 (nul) mee te geven, maak je een mijlpaal aan Microsoft Project als ‘ruit’ in je planning toont.
  3. Taakrelaties: Taakrelaties aanbrengen betekent dat je Microsoft Project laat weten hoe een taak samenhangt met zijn voorganger(s). Deze samenhang is immers van invloed op je projectplanning. Bijvoorbeeld ‘Taak B mag pas beginnen als taak is afgerond.’ Microsoft Project houdt taakrelaties in stand bij het automatisch plannen van je project.
  4. Overzichtstaken: Indien een aantal taken als groep bij elkaar hoort, kun je dat in je planning ook visueel benadrukken. Je maakt hiervoor een overzichtstaak aan. Microsoft Project tekent voor overzichtstaken grote accolades in de planning.
  5. Projectsamenvattingstaak: Op het allerhoogste niveau kan je een projectsamenvattingstaak maken. Deze toont samenvattende projectgegevens zoals de totale werktijd van het project, de begindatum, geplande einddatum, et cetera.

Wanneer je taken hebt aangemaakt, gekoppeld en ondergebracht in overzichtstaken, ontstaat de basis voor je projectplanning of ‘Gantt Chart’.

Figuur 2: Projectplanning met (overzichts)taken, mijlpalen en relaties
Figuur 2: Projectplanning met (overzichts)taken, mijlpalen en relaties

Stap 3: Resources

In elk project zijn mensen en/of machines actief. Ook worden er materialen verbruikt en kosten gemaakt. Microsoft Project gebruikt voor al deze zaken de verzamelnaam resources. Je kunt in Microsoft Project 3 verschillende resourcetypes aanmaken voor je project:

  1. Werkresources: Dit zijn mensen of machines die werk per tijdseenheid verrichten. Je kunt aangeven wie er in jouw project actief zijn. Ook kun je ingeven wat deze mensen of machines per tijdseenheid kosten. Tenslotte kan je voor elke werkresource aangeven wanneer hij wel/niet beschikbaar is in een werkresourcekalender. Denk bijvoorbeeld aan parttime werkschema’s, individuele vrije dagen of momenten waarop onderhoud aan een machine wordt gepleegd. Dit is immers van invloed op de planning van je project.
  2. Materiaalresources: Dit zijn materialen die worden verbruikt of diensten die worden afgenomen. Tevens kun je aangeven wat deze materialen of diensten per verbruikte eenheid kosten
  3. Kostenresources: Dit zijn resources die een eenmalige of terugkerende kostensoort aanduiden en die je wilt meenemen in de projectplanning.
Figuur 3: Resourceblad met aangemaakte resources
Figuur 3: Resourceblad met aangemaakte resources

Stap 4: Resourcetoewijzing

Als taken (stap 2) en resources (stap 3) zijn aangemaakt, kun je ze aan elkaar koppelen. Het aan elkaar koppelen van taken en resources heet resourcetoewijzing of taaktoewijzing; beide betekenen hetzelfde.

Zodra je mensen en machines (lees: werkresources) aan een of meer taken toewijst, wordt de invloed op de projectduur en -kosten zichtbaar. Immers de hoeveelheid mensen die je inzet en de eventuele beperkingen in hun werkschema’s, bepalen direct hoe lang het project duurt. En hoe langer het project duurt, hoe duurder het wordt.

Indien je materialen (lees: materiaalresources) aan een of meer taken toewijst, wordt de invloed op de projectkosten zichtbaar. Immers, materialen kosten geld en hoe meer je ervan verbuikt des te meer kost je project. Dit zelfde geldt voor het inzetten van kostenresources. Wordt er bijvoorbeeld veel gereisd in je project, dan neem de kostenresource ‘Reiskosten’ per gereden kilometer toe.

Na het voltooien van stap 4 heb je een projectplan dat inzicht geeft in taken en taakuitvoerders, begindatum, werktijd, einddatum en totale kosten. Je kunt met een gerust hart van start.

Figuur 4: Projectplanning met toegewezen resources en kosteninschatting
Figuur 4: Projectplanning met toegewezen resources en kosteninschatting

Stap 5: Voortgang bewaken en periodiek rapporteren

Als een projectplan is geschreven en het project is gestart, richt je je als projectleider vooral op voortgangsbewaking en projectrapportages. Je gaat actuele ontwikkelingen in je project vergelijken met het oorspronkelijke projectplan om direct te kunnen bijsturen in geval van afwijkingen. In Micorosft Project kan je de actuele projectontwikkelingen op verschillende niveaus vastleggen, vergelijken met je oorspronkelijke projectplan en rapporteren:

  1. Voortgang op projectniveau: Je geeft op totaal projectniveau aan of alles zich nog volgens planning ontwikkelt. Dit biedt weinig inzicht en is alleen zinvol als het project op schema loopt.
  2. Gereedheidspercentage per taak: Je drukt de actuele voortgang van een taak op een bepaald moment uit in een gereedheidspercentage. Deze actuele voortgang vergelijk je vervolgens met de geplande voortgang van de betreffende taak op een bepaald moment.
  3. Start- en einddatum per taak: Per taak leg je vast wanneer deze daadwerkelijk is gestart en geëindigd. Deze gerealiseerde data kun je vergelijken met de geplande start- en einddatum van de taak.
  4. Voltooid per tijdseenheid: Op detailniveau kijk je hoeveel werk per tijdseenheid (bijvoorbeeld dag, week of maand) wordt verricht en hoe zich dat verhoudt tot de planning van dat werk.
Figuur 5: Gereedheidspercentages per taak
Figuur 5: Gereedheidspercentages per taak

Tenslotte kun je een van de vele standaardrapporten uit Microsoft Project gebruiken om de projectvoortgang aan belanghebbenden te tonen.

Video 1: Rapporten oproepen en aanpassen

Training Microsoft Project

Microsoft Project is in mijn ogen een programma waarmee je in 5 stappen gestructureerd een projectplan kunt opzetten en de projectvoortgang nauwgezet kunt volgen of rapporteren.

Er is veel mogelijk maar om het programma echt onder de knie te krijgen is oefening nodig. Deze oefening bied ik je via Projectmanagement-training.nl aan in de vorm van een volledig digitale training. Na het volgen van deze training ben je in staat een doeltreffende projectplanning te maken en beheers je de basistechnieken van de Microsoft Project (2019) software. Je kunt taken aanmaken en inplannen, resources opzetten en toewijzen aan taken, kosten berekenen, de projectvoortgang volgen en rapporteren over specifieke projectaspecten.

Wil je meer weten? Lees dan deze Microsoft Project trainingspagina.